Häufige Fragen

Zenify ist eine einfache, webbasierte Buchhaltung & Backoffice-Lösung für Selbstständige und Kleinunternehmen in der Schweiz. Mit Zenify erstellst du QR-Rechnungen, verwaltest Kunden, führst eine einfache Buchhaltung und erstellst deinen Jahresabschluss für die Steuererklärung – alles in einem einzigen Tool.

Zenify richtet sich an Selbstständige, Freelancer und Einzelunternehmen in der Schweiz – typischerweise mit bis zu ca. 500'000 CHF Jahresumsatz. Wenn du eine einfache, bezahlbare Lösung suchst, die speziell für Schweizer Verhältnisse gebaut ist, bist du hier richtig.

Nein. Zenify ist bewusst so einfach gehalten, dass du kein BWL-Studium brauchst. Du erfasst Einnahmen und Ausgaben, und Zenify kümmert sich um den Rest – von der MwSt-Berechnung bis zum Jahresabschluss.

Zenify ist eine Webapplikation und läuft im Browser – egal ob Windows, Mac, Linux, Tablet oder Smartphone. Du brauchst keine Software zu installieren.

Zenify wird in der Schweiz entwickelt. Die technische Infrastruktur wird über etablierte Cloud-Anbieter betrieben, die hohe Sicherheits- und Datenschutzstandards einhalten. Deine Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Weitere Details findest du in unserer Datenschutzerklärung.

Die Gründung einer Einzelfirma ist unkompliziert. Die wichtigsten Schritte:

• Anmeldung bei der AHV-Ausgleichskasse – Pflicht ab dem ersten Franken Umsatz als Selbstständiger.
• Handelsregistereintrag – Erst ab 100'000 CHF Jahresumsatz obligatorisch, kann aber freiwillig erfolgen.
• MwSt-Registrierung – Pflicht ab 100'000 CHF Jahresumsatz (weltweit).
• Geschäftskonto – Nicht zwingend, aber empfohlen, um Private und Geschäft zu trennen.

Es ist keine Eintragung im Handelsregister und kein Mindestkapital nötig, um zu starten.

Rechtlich gesehen ist ein Freelancer (Freischaffender) in der Schweiz in der Regel als Einzelfirma organisiert. Der Begriff «Freelancer» beschreibt eher die Arbeitsweise (projektbasiert, verschiedene Auftraggeber), während «Einzelfirma» die Rechtsform ist. Für Buchhaltung und Steuern gelten dieselben Regeln.

Ja, das ist möglich. Du musst dich dann als Arbeitgeber bei der AHV-Ausgleichskasse anmelden und Sozialversicherungsbeiträge abrechnen. Für die Lohnbuchhaltung gibt es drei gängige Optionen: selbst machen, den Treuhänder beauftragen, oder einen spezialisierten Lohnservice nutzen.

Ja. Ausgaben, die direkt mit der Gründung zusammenhängen (z.B. Laptop, Website, Fachliteratur), können als Geschäftsausgaben erfasst werden – auch wenn sie vor dem offiziellen Start angefallen sind. Wichtig: Bewahre die Belege auf und stelle sicher, dass der Bezug zur Geschäftstätigkeit klar ist.

Das hängt von deinem Jahresumsatz ab:

• Unter 500'000 CHF Umsatz: Eine einfache Buchhaltung (Einnahmen-/Ausgabenrechnung, auch «Milchbüechli» genannt) genügt. Genau dafür ist Zenify gebaut.
• Ab 500'000 CHF Umsatz: Du musst eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung führen.

Die einfache Buchhaltung ist deutlich weniger aufwändig – du erfasst einfach alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch.

Wenn dein Umsatz die 500'000 CHF-Grenze überschreitet, bist du ab dem Folgejahr verpflichtet, eine doppelte Buchhaltung zu führen und dich ins Handelsregister einzutragen (falls noch nicht geschehen). Es empfiehlt sich, frühzeitig mit einem Treuhänder den Übergang zu planen.

Nein. Bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gibt es keine Bilanz – das wäre Teil einer doppelten Buchhaltung. Manche kantonalen Steuerformulare fragen trotzdem danach (z.B. im Kanton Zürich). Das ist ein Formularfehler bzw. eine Vereinfachung seitens der Steuerverwaltung. In der Praxis reicht die Erfolgsrechnung (Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn).

Wenn du regelmässig Bareinnahmen hast (z.B. Laden, Praxis, Marktstand), dann ja – ein Kassenbuch ist empfehlenswert und bei regelmässigen Bartransaktionen auch vom Steueramt erwartet. Darin hältst du alle Bar-Einnahmen und Bar-Ausgaben fest. Das Ergebnis (Tages- oder Monatssaldo) kannst du dann als Sammelbuchung in Zenify erfassen.

Eine korrekte Rechnung in der Schweiz sollte folgendes enthalten:

• Name und Adresse des Rechnungsstellers
• Name und Adresse des Empfängers
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer (eindeutig)
• Beschreibung der Leistung / Produkte
• Betrag (inkl. oder exkl. MwSt, je nach MwSt-Pflicht)
• MwSt-Satz und MwSt-Nummer (falls MwSt-pflichtig)
• Zahlungsfrist und Zahlungsverbindung

Zenify erstellt QR-Rechnungen, die all diese Angaben automatisch korrekt enthalten.

Ja, du bist gesetzlich verpflichtet, Belege 10 Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR). Sowohl Papier als auch digitale Belege sind zulässig. Wenn du Papierbelege scannst, achte darauf, dass die Scans vollständig und lesbar sind. Tipp: Fotografiere Belege direkt mit dem Smartphone und archiviere sie digital – das spart Platz und du findest alles schneller wieder.

In der einfachen Buchhaltung empfehlen wir, das Valutadatum (Wertstellungsdatum) zu verwenden. Das ist das Datum, an dem das Geld effektiv auf deinem Konto ein- oder ausgegangen ist. So stimmt deine Buchhaltung mit deinen Bankauszügen überein.

Die QR-Rechnung ist der offizielle Schweizer Zahlungsstandard und hat die alten Einzahlungsscheine (orange und rot) abgelöst. Sie enthält einen Swiss QR-Code, den deine Kunden direkt mit ihrer Banking-App scannen können. Das bedeutet: schnellere Zahlungen, weniger Tippfehler und ein professionelles Erscheinungsbild.

Noch nicht. Zenify erstellt professionelle QR-Rechnungen welche du an deine Kunden senden kannst. Wir arbeiten daran, Rechnungen in Zukunft automatisch per E-Mail an deine Kunden zu versenden.

Bei einer Teilzahlung erfasst du die eingehenden Zahlungen einzeln. In der einfachen Buchhaltung zählt immer der effektive Geldfluss – also was tatsächlich auf deinem Konto ankommt. Den ausstehenden Restbetrag kannst du in Zenify als offenen Posten nachverfolgen.

In einer einfachen Buchhaltung gilt die Ist-Methode: Nur was tatsächlich bezahlt wurde, wird als Einnahme gebucht. Eine offene Rechnung, die nie bezahlt wird, muss also nicht als Einnahme erfasst werden – sie taucht einfach nicht in deiner Buchhaltung auf. Zenify hilft dir mit der Übersicht offener Posten, damit nichts vergessen geht.

Ganz einfach: Die Rückerstattung wird als Ausgabe erfasst. Denn in der einfachen Buchhaltung zählt der tatsächliche Geldfluss. Das Geld fliesst zurück zum Kunden – also ist es eine Ausgabe. Bewahre eine schriftliche Bestätigung als Beleg auf.

Für deine eigene Buchhaltung brauchst du immer einen Beleg – «keine Buchung ohne Beleg» ist die Grundregel. Auch wenn der Kunde keine Quittung verlangt, solltest du eine erstellen und bei dir archivieren. Das ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit deiner Buchhaltung.

Bei der Ist-Methode (auch «vereinnahmtes Entgelt» genannt) wird eine Einnahme erst dann gebucht, wenn das Geld tatsächlich auf deinem Konto eingeht – nicht wenn die Rechnung gestellt wird. Ebenso wird eine Ausgabe erst beim effektiven Zahlungsausgang erfasst. Das ist die Standardmethode in der einfachen Buchhaltung und die Methode, die Zenify verwendet.

Wenn du regelmässig Barzahlungen erhältst, führe ein separates Kassenbuch. Darin erfasst du jede einzelne Bartransaktion. In Zenify kannst du dann das Tages-, Wochen- oder Monatstotal als Sammelbuchung erfassen. Der Beleg ist in diesem Fall das Kassenbuch selbst.

In einer einfachen Buchhaltung gibt es keine formalen Privateinlagen/-entnahmen wie in der doppelten Buchhaltung. Wenn du privates Geld ins Geschäft einlegst, ist das für die Buchhaltung nicht direkt relevant – es fliesst kein Ertrag. Umgekehrt: Wenn du Geld vom Geschäftskonto für Private Zwecke verwendest, ist das keine Geschäftsausgabe und sollte nicht als Ausgabe gebucht werden.

Nein. Als Inhaber einer Einzelfirma zahlst du dir keinen Lohn im klassischen Sinn. Dein Einkommen ist der Gewinn der Firma (Einnahmen minus Ausgaben). Dieser Gewinn wird als Einkommen in deiner persönlichen Steuererklärung versteuert. Wenn du Geld vom Geschäftskonto auf dein Privatkonto überweist, ist das eine Privatentnahme – keine Ausgabe.

Grösser Investitionen (in der Praxis ab ca. 2'000–3'000 CHF, z.B. ein teurer Laptop oder eine Maschine) sollten über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Kleinere Anschaffungen kannst du direkt als Ausgabe im Kaufjahr verbuchen. Die gängigen Abschreibungssätze liegen bei 25–40% pro Jahr (degressiv). Im Zweifelsfall hilft dir ein kurzer Blick in die Wegleitung deines Kantons oder eine Rückfrage beim Treuhänder.

Häufig vergessene Abzüge für Selbstständige:

• Arbeitszimmer: Anteil der Miete/Nebenkosten (proportional zur Fläche)
• Internet & Telefon: Geschäftlicher Anteil (z.B. 50%)
• Strom: Anteil für Geschäftsnutzung
• Geschäftsfahrzeug: Effektive Kosten abzüglich Privatanteil
• Fachliteratur & Weiterbildung: Bücher, Kurse, Konferenzen
• Software-Lizenzen: Alle beruflich genutzten Tools
• Verpflegungskosten: Bei auswärtiger Tätigkeit
• AHV/BVG-Beiträge: Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil

Zahlungen über PayPal oder Kreditkarte werden wie folgt erfasst: Die Einnahme (z.B. Zahlung des Kunden) wird zum vollen Betrag gebucht. Die Gebühren von PayPal, Stripe oder dem Kreditkartenanbieter werden separat als Ausgabe erfasst. So hast du eine saubere Trennung von Umsatz und Kosten.

Beträge in Fremdwährung musst du in CHF umrechnen. Verwende dafür den Tageskurs am Tag der Zahlung (z.B. über die Jahresmittelkurse der ESTV oder den Kurs deiner Bank). In Zenify erfasst du den umgerechneten CHF-Betrag.

In der einfachen Buchhaltung zählt immer der tatsächliche Geldfluss. Wenn ein Kunde einen Gutschein kauft und bezahlt, ist das eine Einnahme. Die spätere Einlösung ist keine separate Buchung, da kein Geld mehr fliesst. Allfällige Kosten für die Leistung (z.B. Materialeinkauf) werden wie gewohnt als Ausgabe gebucht.

In der einfachen Buchhaltung nach Ist-Methode grundsätzlich nein. Es zählt, was im laufenden Jahr tatsächlich bezahlt wurde. Eine Rechnung, die du im Dezember stellst und die erst im Januar bezahlt wird, gehört in die Buchhaltung des Folgejahres. Das macht die einfache Buchhaltung eben einfach.

Die MwSt-Pflicht tritt ein, wenn dein weltweiter Umsatz 100'000 CHF pro Jahr übersteigt. Darunter kannst du dich freiwillig registrieren (kann sich lohnen, wenn du viele MwSt-pflichtige Ausgaben hast). Die Anmeldung erfolgt bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV).

Der Saldosteuersatz ist eine vereinfachte Methode der MwSt-Abrechnung. Statt die effektiv bezahlte Vorsteuer (MwSt auf Einkäufen) abzuziehen, wendest du einen pauschalen Satz auf deinen Umsatz an. Dieser Satz ist je nach Branche unterschiedlich (z.B. 6.1% für IT-Dienstleistungen) und berücksichtigt den durchschnittlichen Vorsteuerabzug der Branche bereits.

Zenify unterstützt die MwSt-Abrechnung nach Saldosteuersatz demnächst. Die effektive Methode wird aktuell nicht unterstützt.

Vereinnahmtes Entgelt: Die MwSt wird fällig, wenn du die Zahlung erhältst. Das ist die gängige Methode für Selbstständige und die Methode, die Zenify verwenden wird.

Vereinbartes Entgelt: Die MwSt wird fällig, wenn du die Rechnung stellst – unabhängig davon, ob sie schon bezahlt wurde. Diese Methode ist komplizierter und wird meist von grösseren Unternehmen genutzt.

Nein. Wenn du nicht MwSt-pflichtig bist, darfst du auf deinen Rechnungen keine MwSt ausweisen. Deine Preise sind dann einfach Bruttopreise ohne MwSt-Angabe. Zenify berücksichtigt das automatisch basierend auf deinen Einstellungen.

Wenn du als MwSt-pflichtiges Unternehmen Dienstleistungen aus dem Ausland beziehst (z.B. Software-Abos, Cloud-Dienste, Beratung), musst du unter Umständen Bezugsteuer abrechnen. Das heisst: Du schuldest die Schweizer MwSt auf diese Leistungen selbst. Bei der Abrechnung per Saldosteuersatz wird die Bezugsteuer separat deklariert.

Es gibt einen wichtigen Unterschied:

• MwSt-befreit (Nullsatz): z.B. Exporte – du bist MwSt-pflichtig, aber der Satz ist 0%. Du darfst Vorsteuer abziehen.
• MwSt-ausgenommen: z.B. Gesundheitsleistungen, Bildung – du musst keine MwSt abrechnen, darfst aber auch keine Vorsteuer abziehen.

Zenify hilft dir, diese Unterscheidung bei der Erfassung korrekt zu berücksichtigen.

Bei einer einfachen Buchhaltung ist der Jahresabschluss unkompliziert:

• Erfolgsrechnung: Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben, gruppiert nach Kategorie, mit dem resultierenden Gewinn (oder Verlust)
• Belege: Alle Belege sortiert und archiviert (physisch oder digital)
• MwSt-Abrechnung: Falls MwSt-pflichtig, die quartalsweise eingereichten Abrechnungen

Zenify erstellt die Erfolgsrechnung auf Knopfdruck.

Der Gewinn aus deiner Einzelfirma wird in der persönlichen Steuererklärung als Einkommen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit deklariert. Die meisten Kantone haben ein separates Formular oder Hilfsblatt dafür. Du überträgst einfach die Zahlen aus deiner Erfolgsrechnung (die Zenify für dich erstellt) in das entsprechende Formular.

Gemäss Schweizer Obligationenrecht (Art. 958f OR) musst du Geschäftsbücher und Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahren. Das gilt für die Buchhaltung, Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und die Steuererklärung. Zenify speichert deine Daten digital – aber behalte auch Backups deiner Belege.

Zenify bietet ein einziges, faires Abo mit allen Funktionen:

• Monatsabo: CHF 12.90 pro Monat
• Jahresabo: CHF 129.00 pro Jahr (du sparst 17%)

Keine versteckten Kosten, keine Feature-Einschränkungen, keine Upsells.

Ja! Du kannst Zenify 30 Tage lang kostenlos testen – mit allen Funktionen. Keine Kreditkarte nötig. Nach der Testphase entscheidest du, ob du weitermachen möchtest.

Du kannst dein Abonnement jederzeit in deinen Kontoeinstellungen oder per E-Mail an [email protected] kündigen. Die Kündigung wird auf das Ende der aktuellen Abrechnungsperiode wirksam. Bereits bezahlte Beträge werden nicht zurückerstattet.

Nach der Kündigung hast du noch bis zum Ende der aktuellen Abrechnungsperiode Zeit, deinen Jahresabschluss zu exportieren. Danach werden deine Daten endgültig gelöscht (vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten).

Ja, du kannst jederzeit in deinen Kontoeinstellungen zwischen Monats- und Jahresabo wechseln. Der Wechsel wird zum nächsten Abrechnungszeitpunkt wirksam.